Veilig emailen: Spam markeringen voorkomen bij ontvanger

In dit artikel leggen we je uit hoe je kunt voorkomen dat jouw uitgaande emails in spammap van je ontvanger komen. We lichten toe hoe je een email test kunt uitvoeren op je domein instellingen en tevens hoe je de spam score kunt meten op basis van de email inhoud. Tot slot lees je wat je nog kunt doen als alles correct is ingesteld, maar mail dan toch nog ten onrechte bij Hotmail.com of Gmail.com in de spammap komt.

Spam controle en analyse uitvoeren

Wanneer je wilt controleren of  je eigen e-mail adressen of die van je klanten goed zijn ingesteld, kun je een zogenaamde spam en mailbox analyse uitvoer. Je stuurt vanuit de 'te analyseren mailbox' een e-mail naar een speciaal email adres, zodat alle instellingen worden nagelopen en jij een rapportage hiervan ontvangt in jouw mailbox. Dit werkt als volgt:

  1. Pas je email adres waarop je het rapport wilt ontvangen aan naar jouw wens:

    In dit voorbeeld gaat de analyse naar naam@domeinnaam.nl
    check-auth- naam=domeinnaam.nl@verifier.port25.com
    check-auth-_____=_____________@verifier.port25.com

    Let op: vul enkel het dikgedrukte deel hierboven in. Waarbij het dik gedrukte de items voor en na het @ teken van de ontvanger representeren. Het = teken in het adres is ter vervanging van het @ teken in jouw email, aangezien er geen dubbele aanwezig kan zijn.
  2. Laat je klant (of de betreffende mailbox) een nieuwe e-mail sturen naar dat volledige adres (jouw versie van check-auth-naam=domeinnaam.nl@verifier.port25.com), om een analyse te starten. Optioneel kan dit forward of re-send zijn van een specifieke e-mail, in het geval je enkel die e-mail verdenkt van problemen op het gebied van spam. Het testen vanuit de webmail is mogelijk.
  3. Na het versturen van de mail, ontvang jij de rapportage in je mailbox vanaf auth-results@verifier.port25.com
  4. In deze rapportage zie je zeer veel details, echter zijn er twee aspecten die handig zijn om te begrijpen:

    Summary of Results
    Hier controleer je of de DNS instellingen goed staan. SPF, DKIM en SpamAssassin dienen op 'pass', 'none' of 'ham' (het tegenovergestelde van spam) te staan. Wanneer dat niet het geval is, kloppen de DNS instellingen nog niet. Vaak betekent dat dat je de SPF niet goed hebt ingesteld. Zie verder in de rapportage op basis waarvan en hoe een instelling voor jouw getest domein of mailbox nog niet goed is. Lees tevens onderstaand onderdeel 'toelichting DNS instellingen.

    SpamAssassin check details
    De details die onder dit kopje staan gaan over de inhoud van de e-mail. Iedere e-mail krijgt een zogenaamde spamscore, waarbij het aantal punten bepaald of iets in de spambox beland of niet. In dit onderdeel zie je welke onderdelen in de e-mail inhoud punten scoren. De items met de hoogste score dien je te vermeiden om te zorgen dat je mail niet in de spam terecht komt. Voorbeelden van incorrecte 'hoge punten' inhoud is vaak het gebruik van verdachte links zoals bit.ly, verdacht woordgebruik of incorrecte DNS instellingen. Lees tevens onderstaand onderdeel 'toelichting e-mail inhoud'
  5. Je kunt de Port25 test zo vaak uitvoeren als je wilt.

Toelichting DNS instellingen

Een prima maatregel om ontvangst van je email in de spam-map bij ontvanger te voorkomen is het toevoegen van een zogenaamd SPF en DKIM record in de DNS van je domein. Dit zijn instellingen waarmee je aan ontvangende servers twee signalen afgeeft: 

  1. Mail die niet van in SPF genoemde servers afkomstig is, zal niet van mijn domein afkomstig zijn ook al staat dat in de afzender. Dus die mag je in de spam-map stoppen.
  2. Mail afkomstig van een domein met een geldig SPF en DKIM record zal niet snel spam zijn.

Zie onze handleiding: Email professioneel instellen met SPF en DKIM

Spamscore meten

Spamfilters kijken naar woorden, bijlagen of links in onderwerp en tekst van een e-mail. Als je woorden gebruikt als win, koop bij mij, doe mee aan, abonneer je nu, en dergelijke dan zul je sneller zogenaamde spam-punten verzamelen waardoor je mail eerder als spam beoordeeld wordt bij ontvangers. Ditzelfde geldt als je website, IP of e-mail bekend staat dat er vaak mee wordt gespamd.

Om de spamscore van een e-mail te testen  kun je https://www.mail-tester.com/ inzetten. Die test is gericht op de inhoud van jouw mail.

Naast bovenstaande analyse tool zijn er nog twee alternatieve tools die je kunt gebruiken:

Wanneer bovenstaande geen oplossing biedt

Er zijn mailprogramma's of spamfilters die erg streng zijn of op maat zijn ingesteld. In dat geval kan het dat een correcte email toch in de spam-map belandt. Dan zit de oplossing in dat geval bij de ontvanger, waarbij het e-mail adres en jouw email aangemerkt dient te worden als "geen spam".

Uitgaande e-mail wordt gebounced met Reported as spam

In cPanel > Email > Bezorging volgen (Track Delivery) zie je in geval van zo'n bounce in de Result kolom (bij alleen failures aangevinkt) staan:

ECDHE-RSA-AES256-GCM-SHA384:256 CV=yes: SMTP error from remote mail server after end of data: 550 This message has been reported as spam by other users.

Als het mailtje inderdaad geen spam is kun je een ticket indienen bij support. Dan laten wij door SpamExperts het betreffende mailtje trainen als geen spam, zodat het voortaan verstuurd kan worden.

Uitgaande e-mail vanaf de website correct verzenden

Als je geen aanpassingen verricht wordt de mail verstuurd met als bounce adres (Return path)
ftp-gebruikersnaam@s11xx.myfasthosting.com in plaats van bijvoorbeeld info@domein.nl. Dat zal tot gevolg hebben dat regelmatig mail vanaf de website in de spammap van de ontvanger komt. We raden je aan om in geval van WordPress gebruik te maken van de WP Mail SMTP plugin, zie onze handleiding: WordPress uitgaande mail correct instellen. In geval van een website zonder WordPress neem even contact op met support@hoasted.com. We helpen je graag.

Professioneel verzenden vanuit je website

Wanneer je veel mails vanuit je website of webshop verzend (bijvoorbeeld met formulieren, inschrijvingen, nieuwsbrieven of bestellingen), dan raden we aan om gebruikt te maken van de Hoasted Mailpro Transactionele Email. Daarmee worden e-mails niet enkel zeer snel (0,7 seconden) en in hoog volume verzonden, maar ook vooral veilig. Daarmee is de gebruikerservaring het best mogelijke en de aflever-garantie het hoogst. Mail onze support indien je daar vragen over hebt.

Misschien ligt het probleem aan de ontvangende kant

Ook als je alles correct hebt ingesteld en de inhoud van je mail er niet spamachtig uitziet, kan de mail toch in de spammap bij de ontvanger komen. Elke provider bepaalt het eigen spamfilter, nog afgezien van gebruikers die jouw mail in een spammap kunnen stoppen. Daarmee kan ook een negatieve reputatie opgebouwd zijn, die eerst weer afgebouwd moet worden alvorens niet meer in de spammap te komen. Hieronder wat je kunt doen als je mail in de spammap bij Hotmail en Gmail komt.

Hotmail/Windows Live Mail/Office 365 ten onrechte in spammap

Hotmail.com staat er helaas om bekend dat regelmatig legitieme mails zonder kennisgeving aan geadresseerde of afzender weggegooid worden, ze zijn dan ook niet in de spammap te vinden. 

Wat je kunt doen als e-mail niet aankomt en evenmin in spammap zit
Hotmail/Windows Live Mail/Office 365 is een van de weinige waar binnenkomende mail weggegooid wordt en dus niet in de spammap komt, of bounced naar de afzender. Volg in zo'n geval deze stappen: 

  1. Open Outlook.com
  2. Klik rechts boven op het tandwiel
  3. Klik op Opties
  4. Onder het kopje Ongewenste email klik je op Veilige en geblokkeerde afzenders.
  5. Klik op Veilige afzenders
  6. In het linkerveld typ je het e-mailadres van de afzender of het domein van de afzender en klik op Aan lijst toevoegen.
  7. Klik Aan lijst toevoegen

Je hebt nu de afzender toevoegd aan jouw lijst met veilige afzenders.

Verder is het aan te raden voor alle zekerheid

Toevoegen aan je contacten

  1. Log in met je account en browse naar https://outlook.live.com/owa/?path=/people of klik op het menu icoontje. Op een desktop computer vind je deze links bovenin. Selecteer dan Personen
  2. Klik op het kopje Nieuw en dan Contactpersoon
  3. Vul de gevraagde gegevens in zoals naam en voornaam, maar zeker het e-mail adres. in ons geval bijvoorbeeld noreply@hotmail.com
  4. Klik op Opslaan. Outlook, Hotmail, MSN en Live zullen nu in de meeste gevallen de mail gewoon laten staan en niet verplaatsen naar de spam folder

Markeer berichten als "Geen spam"

  1. Log in met je account op hotmail.com of Outlook.com en browse naar de folder Ongewenste e-mail
  2. Selecteer de mail die je als veilig wilt bestempelen.
  3. Klik op de link Het bericht is geen ongewenste e-mail

Zelf de tekst mailen aan Hotmail.com

Zie hiervoor de Microsoft handleiding (in het Engels): https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/security/office-365-security/submit-spam-non-spam-and-phishing-scam-messages-to-microsoft-for-analysis Zie het gedeelte: Use email to submit false positive messages

Gmail ten onrechte in spammap gebruikers

Ontvangers
Ontvangers van een onterecht in de spammap geplaatste mail kunnen met een druk op de knop aangeven dat het geen spam is, dit helpt om voortaan dat bericht niet meer in de spammap komt.

Soorten spam
Gmail geeft bij elke mail in de spammap aan waarom deze in de spammap is geplaatst.

  • Inhoud lijkt op die van eerdere spamberichten
    Je krijgt dan onderstaande balk bij het spambericht. Mocht dit ten onrechte gebeuren, dan is het aan te raden de tekst aan te passen, zodat die minder kans loopt om in de Gmail spammap te komen van de ontvangers.
    Verder helpt het als ontvangers aangeven dat het geen spam is.
    Daarnaast is er kans dat je afzenderadres/domein een slechte reputatie heeft uit het verleden (vaker in de spam van de ontvanger gekomen of door een ontvanger aangevinkt als zijnde spam).
  • Malware en phishing mails
    In dit geval heeft de inhoud van het bericht alle kenmerken van een phishing mail die bijvoorbeeld (bank) gegevens willen stelen of malware plaatsen op je apparaat.
  • Gespoofte emailadressen
    Hier wordt mee bedoeld dat de afzendermail erg lijkt als bijvoorbeeld een bekend bedrijf/bekende bank, maar bijvoorbeeld de hoofdletter O door het cijfer 0 is vervangen.
  • Berichten van een onbevestigde afzender
    In dit geval is het niet zeker of de mail ook afkomstig is van de vermelde afzender

  • Je hebt geprobeerd je af te melden voor deze afzender
    Als je in de instellingen hebt aangegeven dat je berichten van deze afzender niet in je Inbox wilt zien, plaatst Gmail ze in de spammap.

Nog steeds hulp nodig? Contact ons Contact ons