Microsoft 365 Encrypted email verzenden met E3

Bij een Microsoft 365 E3 licentie heb je de mogelijkheid om op het hoogste niveau van beveiliging te mailen. Hieronder leggen we uit hoe de zogenaamde 'Encrypted emailen' functie werkt en hoe je die kunt gebruiken. Deze handleiding is verdeeld in vijf onderdelen:

Encrypted mailing

1. Encrypted email verzenden in Microsoft 365 webmail
2. Encrypted email voor ontvanger
3. Encrypted email verzenden in Microsoft 365 desktop
4. Installatie Microsoft 365 programma's desktop en mobiel
5. Permanente encryptie inschakelen (geavanceerd)

1. Encrypted email verzenden in Microsoft 365 webmail

Als je online ingelogd bent in je Microsoft 365 account en je wilt een mail encrypted versturen volg je deze stappen:

1. Klik op Nieuw om een bericht te sturen:

   

   
   

2. Klik dan bovenin op Beveiligen:

   

   
   
3. De emails die je nu verzend worden automatisch beveiligd.

2. Encrypted email voor ontvanger

Wanneer het mailaders van de ontvanger bij Google (zoals in de afbeelding hierboven) of Yahoo zit, kan er via die weg ingelogd worden. Als de ontvanger werkt met Microsoft 365 wordt het bericht automatisch ontsleuteld. Alle elders draaiende mailadressen worden gedaan middels het versturen van een aparte verificatie stap. 

Onderstaand een voorbeeld hoe een versleutelde email bij een ontvanger wordt weergegeven. De inhoud wordt dus niet direct getoond, maar pas nadat de ontvanger gevalideerd is middels inloggen of middels een

3. Encrypted email verzenden in Microsoft 365 desktop

1. Open het Outlook programma op je laptop of desktop computer
2. Stel een nieuwe e-mail op

3. Klik vervolgens op 'options' en selecteer naar het slot icoontje de optie 'do not forward' of 'encrypt only'.

   

4. Klik nu op verzenden om je email volledig veilig te versturen.

4. Installatie Microsoft 365 programma's desktop en mobiel

Installatie Outlook desktop

Om je Outlook app op je desktop wilt, volg je de volgende stappen:

1. Log in op je webmail omgeving via portal.office.com
2. Vervolgens naar onderstaande link toe gaan:  https://www.office.com/apps?auth=2&home=1

3. Klik nu op "Office installeren", waarmee het software pakket wordt gedownload

   

   
   
4. Open de download om aan de slag te gaan met de installatie
5. Uitleg voor installatie op de Mac. 

Installatie Outlook voor Android

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.outlook&hl=nl

Installatie Outlook voor iOs (iPhone en iPad)

https://itunes.apple.com/nl/app/microsoft-outlook/id951937596?mt=8

5. Permanente encryptie inschakelen (geavanceerd)

Dit is voor geavanceerd gebruik, waarbij emails enkel binnen de eigen organisatie geopend kunnen worden of waarbij encryptie naar buitenstaanders altijd aan staat. Dit kan per standaard voor alle uitgaande mail ingesteld worden, echter heeft een custom beveiliging-certificaat / email SSL nodig.

Enkele email encrypted versturen

1. Open je Outlook desktop programma
2. Stel een nieuwe email op
3. Klik nu op File (Bestand) en ga naar 'info'
4. Daar zie je de Security Settings (beveiligingsinstellingen):
   
5. Vink aan: Encrypt message and attachments (Versleutel bericht en bijlagen)  en klik op OK
   

   

6. Alles wat je nu nog moet doen is het bericht schrijven en verzenden.

Alle uitgaande e-mails encrypted versturen

Dit zal niet vaak gewenst zijn omdat dan elke ontvanger jouw Digitale Id moet krijgen en opslaan in hun contacten. Wanneer je ervoor kiest standaard alle uitgaande berichten te versleutelen, kunt je berichten opstellen en verzenden op dezelfde manier als alle andere berichten. Alle potentiële ontvangers moeten dan echter over jouw digitale id beschikken om het bericht te kunnen decoderen of weergeven.De stappen hiervoor zijn:

1. Klik links boven op File (Bestand) > Options (Opties) en klik op Trust Center (Vertrouwenscentrum):

   

   
   

2. Klik daarbinnen op Email Security (Email beveiliging) en vink aan "Encrypt contents and attachments for outgoing messages". (of op tabblad Versleutelde e-mail het selectievakje Alle inhoud en bijlagen voor uitgaande berichten versleutelen aanvinken). Dit is echter alleen in bepaalde gevallen noodzaak, bijvoorbeeld binnen een bedrijf. Je moet dan ook zorgen dat de ontvanger je Digitaal ID heeft. Zonder dat Digitaal ID kan de ontvanger je bericht niet decrypten/ontsleutelen. 

   

   
   
3. Als je nog geen Digitaal ID hebt, ga opnieuw naar de Email Security en Klik op "Get a Digital ID":
4. Het speciale Sectigo Email SSL kan aangevraagd worden via Hoasted support.
5. Als je je Digital Id geïmporteerd hebt, moeten jouw ontvangers jouw Digital ID aan hun contacten toevoegen om de versleutelde mails van jou te kunnen zien. Je kunt ze je Digital ID sturen door ze een mail te sturen. Ga dan weer naar het Properties menu dat je eerder opende via File (bestand):

6. Klik weer Security Settings:

   

7. Daar vink je aan dat je je Digitaal Signature toevoegt aan het bericht en klik op OK: