Encrypted email verzenden met Office 365

In een aantal gevallen is het nodig om vertrouwelijke documenten en email per mail te sturen. Dan is de Beveiligen functie bijzonder handig. Hieronder leggen we uit hoe je die kunt gebruiken, hoe je ontvangers het ondanks de versleuteling toch kunnen lezen en hoe je dit in je Office 365 account kunt activeren. 

Gebruik van encrypted email verzenden

Als je online ingelogd bent in je Office 365 account stuur je een nieuw bericht. Bij het opstellen van een bericht in je webmail, kies je 'beveiligen'

Bij de keuze kun je nog specifieke opties kiezen qua beveiliging, echter is de standaard keuze helemaal prima. Berichten kunnen niet doorgestuurd worden en daarnaast enkel geopend worden door de ontvanger door je extra beveiliging.

Ontvangen van een versleutelde mail

De ontvanger ontvangt onderstaande:

Wanneer het mailaders van de ontvanger bij Google (zoals in de afbeelding hierboven) of Yahoo zit, kan er via die weg ingelogd worden. Als de ontvanger werkt met Office 365 wordt het bericht direct ontsleuteld. Alle elders draaiende mailadressen worden gedaan middels het versturen van een apart eenmalig wachtwoord. Duidelijk en superveilig!

Activeren van encryptie in Office 365

Als encryptie nog niet mogelijk is in jouw Office 365 neem dan contact op met Hoasted om je abonnement om te zetten naar een Office 365 Enterprise E3 abonnement.

Gebruik van encryptie in je Office 365 Enterprise E3

Eerst zul je de nieuwe Office moeten installeren.

Als je de nieuwe Outlook bij dit abonnement hebt geïnstalleerd kun je encryptie gaan gebruiken.

Er zijn twee mogelijkheden: Per bericht besluiten of het encrypted verstuurd moet, of encryptie op al je uitgaande e-mail


Per bericht besluiten of het versleuteld wilt versturen

  1. Start een nieuw bericht en klik op File (Bestand):
  2. Navigeer door het File menu naar Properties (Eigenschappen):

  3. Daar zie je de Security Settings (beveiligingsinstellingen):
  4. Vink aan: Encrypt message and attachments (Versleutel bericht en bijlagen)  en klik op OK

  5. Alles wat je nu nog moet doen is het bericht schrijven en verzenden.

Alle uitgaande e-mails encrypted versturen

Dit zal niet vaak gewenst zijn omdat dan elke ontvanger jouw Digitale Id moet krijgen en opslaan in hun contacten. Wanneer je ervoor kiest standaard alle uitgaande berichten te versleutelen, kunt je berichten opstellen en verzenden op dezelfde manier als alle andere berichten. Alle potentiële ontvangers moeten dan echter over jouw digitale id beschikken om het bericht te kunnen decoderen of weergeven.De stappen hiervoor zijn:

  1. Klik links boven op File (Bestand) > Options (Opties) en klik op Trust Center (Vertrouwenscentrum):

  2. Klik daarbinnen op Email Security (Email beveiliging) en vink aan "Encrypt contents and attachments for outgoing messages". (of op tabblad Versleutelde e-mail het selectievakje Alle inhoud en bijlagen voor uitgaande berichten versleutelen aanvinken). Dit is echter alleen in bepaalde gevallen noodzaak, bijvoorbeeld binnen een bedrijf. Je moet dan ook zorgen dat de ontvanger je Digitaal ID heeft. Zonder dat Digitaal ID kan de ontvanger je bericht niet decrypten/ontsleutelen. 

  3. Als je nog geen Digitaal ID hebt, ga opnieuw naar de Email Security en Klik op "Get a Digital ID":

  4. Selecteer daar een van de vier opties om een Digital ID te krijgen en volg daarvoor de instructies door op de betreffende link te klikken (bijvoorbeeld die van het gratis email certificaat van Comodo):

  5. Als je je Digital Id geïmporteerd hebt, moeten jouw ontvangers jouw Digital ID aan hun contacten toevoegen om de versleutelde mails van jou te kunnen zien. Je kunt ze je Digital ID sturen door ze een mail te sturen. Ga dan weer naar het Properties menu dat je eerder opende via File (bestand):

  6. Klik weer Security Settings:

  7. Daar vink je aan dat je je Digitaal Signature toevoegt aan het bericht en klik op OK:

Nog steeds hulp nodig? Contact ons Contact ons