Alles over de cPanel max email defers error

In het geval je een email ontvangt met onderstaande melding, is je email account tijdelijk gelimiteerd omdat je teveel email bounces hebt gegenereerd. Dat betekent dat verzonden emails niet bij de beoogde ontvanger zijn aangekomen. In dit artikel alles over de werking hiervan en waarom dit kan optreden.

Domain example.com has exceeded the max defers and failures per hour (5/5 (100%)) allowed

Waarom ontvang ik deze melding?
Deze maatregel is primair actief om SPAM tegen te gaan en daarmee servers, IP adressen en accounts van blacklists af te houden. Op het moment dat iemand ongewenst toegang zou krijgen tot email of account gegevens, is het diegene niet mogelijk om grote hoeveelheden emails te versturen. Op het moment dat deze melding verschijnt, worden de betreffende emails niet verstuurd en verwijderd. 

Wanneer treedt de max-defers in werking?
Er wordt tot maximaal 25% bounces per klok-uur toegestaan bij Hoasted. Het vermelde percentage betreft het aantal e-mail bounces van toepassing op de uitgaande e-mails verzonden in het betreffende klok-uur (x.00 uur tot x.59 uur). 

De eerste vier bounces per uur kunnen zonder problemen plaatsvinden. Nadat de vijfde e-mail bounce wordt gedetecteerd wordt er gemeten op basis van het percentage bounces t.ov. verstuurde e-mails. Ter illustratie:

  • In een uur 16 e-mails verstuurd en daarvan bouncen er 4 > geen probleem (4/5)
  • In een uur 20 e-mails verstuurd en daarvan bouncen er 6 > blokkade actief tot volgende klok-uur (30%)
  • In een uur 40 e-mails verstuurd en daarvan bouncen er 11 > blokkade actief tot volgende klok-uur (28%)

Ieder heel klok-uur (x.00 uur) worden de max defers gereset en kan er weer gemaild worden.

Wat kun je doen om geen blokkade te krijgen?
Wanneer je een melding krijgt over max-defers, dan is het zeer aan te raden dat je als eerste de oorzaak achterhaalt. Kijk daarvoor in je cPanel > Email > Bezorging volgen (Track delivery). Je ziet dan bijvoorbeeld regels als deze:

Er zijn verschillende oorzaken mogelijk, waaronder onderstaande:

  • Een formulier in de website waar geen captcha op is. Dit kan misbruikt worden voor spam en mails vanaf de site met verboden spamurl's erin worden al op de server tegengehouden. Je krijgt dan in cPanel > Email > Bezorging volgen meldingen als onderstaande  afbeelding:

  • Gebruik van veel foutieve adressen in e-mail lijst
  • Versturen van één persoonlijke e-mail aan grote hoeveelheid ontvangers
  • Verstuurde nieuwsbrief of update
  • Verkeerd ingestelde autoresponders
  • Een gehackte website
  • E-mail forwarder. Spamberichten worden namelijk ook geforward en als een adres veel spam krijgt, zal deze melding ook gaan optreden omdat spamontvangst geweigerd wordt bij de ontvangende server).

In de tool vul je de ontvanger-e-mail in, waarmee je een rapportage kunt opvragen. Wanneer je niets invult, krijg je een rapportage terug van alle e-mail verkeer in je account. Daarin kun je snel groepen van gebouncete e-mails herkennen, waardoor de oorzaak ook sneller te achterhalen is.

Over e-mail forwarders
Er zijn twee manieren waarop een e-mail forwarder gebruikt kan worden: binnen hetzelfde domein of naar externe domeinen. In het geval gebruik wordt gemaakt van een e-mail forwarder om e-mails door te sturen naar bijvoorbeeld een persoonlijk Gmail adres, dan wordt geforward naar een extern domein. Iedere forward telt daarmee als een uitgaande e-mail.

Indien je toch graag je e-mail wilt forwarden naar een extern adres, dan is het aan te raden het domein als een alias toe te voegen op je primaire domein / cPanel account. Daarmee blijft het binnen hetzelfde account en zijn de max-defers niet van toepassing. Indien je graag al je Hoasted e-mail in je Gmail, Windows live of Outlook online account wilt hebben, dan raden we aan om de e-mail via IMAP/POP te importeren in het doel-account. Zie bijvoorbeeld onze handleiding:  Email instellen: Gmail

Wat zijn de consequenties van deze melding?
In essentie hebben we onze infrastructuur dusdanig ingericht om alle consequenties juist te voorkomen en de risico's te minimaliseren. Het is echter niet verstandig om door te mailen op het moment dat de max-defer actief is. Een domein kan namelijk nog steeds als spam worden aangemerkt in verschillende spamfilters, bij veelvuldig verkeerd gebruik. Spamfilters worden namelijk actief getraind en bijgewerkt bij deze situaties.

Wanneer wij zien dat er veelvuldig getracht wordt grote hoeveelheden e-mails te versturen, dan analyseren wij de uitgaande e-mails. Wanneer het duidelijk is dat het spam betreft, nemen we direct contact op met de account eigenaar om in samenspraak het probleem op te lossen. Bij geen gehoor of wijziging schakelen we de e-mail functionaliteit tijdelijk uit zodat verdere schade kan worden voorkomen.

Is transactionele e-mail service een oplossing voor grotere hoeveelheid mails?
Ja, we bieden verschillende transactionele e-mail pakketten aan vanaf 4,99 per maand. Hiermee worden grotere volumes e-mail niet meer over je hosting pakket verstuurd, maar over servers verstuurd die daarvoor gemaakt zijn.

Indien het voor websites belangrijk is om grotere hoeveelheden email te kunnen versturen zonder verzendbeperkingen, dan bieden we daar deze oplossing voor. Met een zogenaamde transactionele e-mail server wordt uitgaande email via speciaal daarvoor ingerichte servers verstuurd. Dat wordt door onder andere webshops en apps ingezet die meer dan 50 e-mails per dag moeten versturen (van klanten-acties tot aan nieuwsbrieven). Dat is niet enkel zeer snel maar ook zeer veilig en draait tevens volledig buiten het cPanel account. We bieden dit aan vanaf €4,99 per maand. Zie hier ook de verschillende pakketten:  https://hoasted.link/2JRARCI

Nog steeds hulp nodig? Contact ons Contact ons