Out-of-office afwezigheidsmelding instellen

Als je afwezig bent dan is het vaak handig dat mensen die je een mail sturen weten dat je niet zult reageren omdat je er niet bent. Dit kan op twee manieren: via cPanel en via de Roundcube Webmail. We adviseren dit via cPanel te doen omdat je hierin aan kunt geven wanneer het automatisch weer moet stoppen (in de webmail moet je het zelf instellen).

cPanel afwezigheidsmelding instellen

1. Login op je cPanel account

   Ga naar het Email gedeelte en en klik op Automatische beantwoorders (Autoresponders) 

   

   Kies het domein waarvoor je een Automatische beantwoorder wilt:

   

   Klik rechts op de balk op het v -teken en selecteer in dit vak je maildomeinnaam.

   Klik op de Add Autoresponder knop

   

   Je komt dan in dit scherm:

   

   Toelichting bij de invulvakken:

   1. Tekenset (Character Set)  Als het gaat om het kiezen van een character set, dan is de keuze altijd utf-8. Dit gaat over het gebruik van een set met karakters en tekens, welke internationaal de standaard keuze is. Voor Chinees en Arabisch (waar voor ons niet-gangbare tekens gebruikt worden) is er de mogelijkheid om dit aan te passen. Utf-8 kan dus blijven staan.
   2. Interval Dat zijn de hoeveelheid uren dat gewacht wordt totdat er een autoresponder reactie wordt gegeven op een andere email van dezelfde afzender. Bij 0 wordt op iedere email gereageerd. We raden echter aan om dit op 24 of 48 te zetten voor een prettige vorm van communicatie, met name in het geval een contact je meer dan één email verstuurd op dezelfde dag.
   3. E-mail De email box gaat over voor welk email account je de autoresponder wilt laten reageren. Als je email [email protected] is, dan vul je hier info in.

   4. Domein Bij Domain selecteer je de domeinnaam die achter het @-teken staat. Heb je maar eentje in dit account, dan staat die al ingevuld. Het volgende gedeelte van dit scherm:

      

      
      
   5. Van (From) Bij From: vul je jouw (bedrijfs-)naam in.
   6. Onderwerp (Subject) Hierin zet je wat er in de onderwerpsregel moet komen te staan van het mailtje dat teruggestuurd moet worden, bijvoorbeeld “Afwezig”, “Out of office” of “Met vakantie”. Als je wilt dat er een antwoord gestuurd wordt met Re: voor het onderwerp van de afzender, vul dan in Re: %Subject%
   7. HTML opmaak of niet Standaard wordt er platte tekst gestuurd. Wil je bijvoorbeeld vet of italic gebruiken dan vink je dit aan. Je moet dan wel de tekst met HTML opmaak in het Body gedeelte plakken. Het is in dat geval handig de tekst aan te maken in een ander programma, zodat je niet zelf de HTML codes hoeft in te typen, maar gewoon de tekst er in kunt kopieëren.
   8. Hoofdtekst (Body) In Body: typ of copieer je de tekst die naar de afzenders teruggestuurd moet worden.

   9. Start en stoppen Hier geef je aan vanaf wanneer het automatisch antwoord gestuurd moet worden en wanneer dit kan stoppen. Immediately houdt in dat het direct na het opslaan van kracht wordt. Stop Never houdt in dat het antwoord gestuurd blijft worden tot je het zelf handmatig stopzet. Als je al weet wanneer het gaat stoppen, vul dat dan al in, dan vergeet je het niet! Als je op Custom klikt krijg je de lopende maand te zien:

      

      Je selecteert dan de dag (en tijd) voor het starten cq stoppen van de autoresponder. AM betekent voor de middag en PM na de middag. Standaard is de tijdzone die je computer gebruikt. (Central and Eastern European Time). Om het op te slaan klik je ergens buiten de getoonde maand. Het komt er dan zo uit te zien:

      

      
      
   10. Opslaan Om je autoresponder (wijzigingen) op te slaan moet je nog op de Create/Modify knop klikken.

Je bent nu klaar. De autoresponder zorgt ervoor dat gedurende de door jou aangegeven begin- en einddatum/tijd de afzenders jouw afwezigheidstekst retour krijgen als ze je mailen.