Verhuizen email - Mailbox importeren naar cPanel

Sinds kort hebben we speciaal voor Resellers een professionele email verhuistool beschikbaar onder de naam 'Mailsyc'. Deze tool helpt je bij het overzetten van e-mailaccounts van een oude provider naar een willekeurige account aanwezig binnen je Hoasted Reseller account.

Hoe werkt Mailsync?

Bij het gebruik van Mailsync worden alle e-mails, mappen en bijlagen veilig gekloond van mailbox A naar mailbox B. Technisch gezien worden ze geïdentificeerd en gesynchroniseerd, zonder dat er iets verloren gaat of dubbel kan ontstaan. Hiermee kun je een Mailsync ook zonder problemen meerdere malen uitvoeren, wat handig is tijdens een overstap proces van een van je klanten. Het is dus geen probleem om vaker dan één keer een mailbox te synchroniseren, bijvoorbeeld voor de DNS aanpassing en bijvoorbeeld een uur ná de DNS aanpassing.

Stappen bij e-mail verhuizingen

Om mailboxen op de beste manier over te zetten werk je op basis van onderstaande logische stappen. De bijbehorende toelichting voor de individuele stappen vind je verderop in dit artikel.

1. Aanmaak nieuw cPanel account
2. Aanmaak nieuwe mailboxen
3. Uitvoer eerste Mailsync
   Hiermee wordt e-mail van de oude provider voor de eerste keer overgezet naar de nieuwe mailboxen binnen het nieuwe cPanel. In het geval de hostname/mailserver 'mail.domein.nl' is (waarbij domein.nl het domein is dat jij wilt verhuizen), dan is het raadzaam om ook nog even het hostname IP op te zoeken. Zie daarvoor ook onderstaand 'Opzoeken van een hostname'.
4. Klaarzetten website (optioneel)
   Optioneel is dit het moment om de website ook klaar te zetten.
5. Omzetten DNS records
   Zet nu de DNS records om, zodat de mailserver/MX wordt verwezen naar Hoasted.
6. Omzetten nameservers
   Nadat de DNS verwijst naar het nieuwe cPanel account kun je ook de nameservers van het domein omzetten (aanbevolen).
7. Delen login met klant
   Deel de nieuwe mailbox gegevens met je klant en stel bij je klant de nieuwe mailboxen in. Hiervoor hebben we tevens een whitelabel handleiding.
8. Uitvoer tweede Mailsync
   Na het volledig propageren van de DNS, voer je een tweede Mailsync uit zodat ook de zeer recente / laatste mails over worden gezet. Indien gewenst herhaal je dit proces nog enkele malen tot maximaal 24 uur na de DNS omzetting (stap 5 en 6).

Je hebt nu voor én na het omzetten van de domeinnaam de e-mail gesynchroniseerd, waardoor de klant geen e-mail downtime heeft. Door het uitvoeren van de 2e of meerdere Mailsync, zorg je ervoor dat eventuele email die nog aankomt op de oude account van de klant, ook zichtbaar wordt in de nieuwe account.

Speciale gevallen

Mailsync doet in 99% van de gevallen wat het moet doen, echter zijn er speciale situaties. 

• Bijvoorbeeld wanneer je extreem grote bestanden in een mailbox hebt, de mailbox zelf zeer groot is of wanneer er een buitengewone mappen structuur aanwezig is (met bijvoorbeeld meerdere submappen).
• Een tweede geval kan zijn dat door niet-alfanumerieke tekens in het wachtwoord de mailsync niet werkt. In dat geval zul je de wachtwoorden alfanumeriek moeten maken aan beide kanten.

Aangezien Mailsync een kosteloze extra is die we aanbieden aan resellers, kunnen we inhoudelijk geen support verlenen op migratie situaties. In die gevallen kun je de mailbox via onze support laten overzetten voor €15,- per mailbox. Zie onderaan voor meer informatie daarover.

Opzoeken van een hostname

Meestal is de e-mail hostname te vinden in de e-mail instellingen van de bestaande provider (onder inkomende hostname of mailserver). Mocht je deze echter niet kunnen vinden, of is deze gebaseerd op het domein dat je aan het verhuizen was (bijvoorbeeld mail.hierjouwdomeininvullen.nl) gebruik dan onderstaande tool voor het opzoeken:

https://toolbox.googleapps.com/apps/dig/

Vul daar mail.hierjouwdomeininvullen.nl in en kopieer het IP adres dat daaruit naar voren komt. Deze moet je dan na de domeinverhuizing gebruiken om straks bij punt 8 nog een tweede Mailsync te doen nadat het domein al is omgezet.

Waar vind ik Mailsync?

De tool is verwerkt in ieder Reseller cPanel account, en kun je vinden onder het kopje Mailsync (in de categorie ‘tools’). De tool is volledig gewhitelabeled, en heeft geen verwijzing naar Hoasted. De uitleg en werking is vermeld in de tool zelf.

Email accounts laten verhuizen

Mocht je het liever uitbesteden of loop je er tegenaan dat grote mailboxen niet compleet verhuisd worden, dan kunnen wij de mailboxen voor jou verhuizen. Voor €15,- per mailbox synchroniseren we alle mappen en e-mails. Dit kun je te allen tijde aanleveren, en wij syncen dan alles voor je. Eenmaal voordat je de DNS omzet, en nog een keer erna.

Hiervoor kan een support ticket aangemaakt worden en dan maakt een van ons het voor je in orde. Als je ons de gegevens van de oude en nieuwe mailbox stuurt, optioneel samen met de verhuistoken en de huidige inkomende hostname, dan maken wij het voor je in orde.

De stappen die we hiervoor nemen zijn als volgt:

1. Controleren logingegevens mailboxen
2. Eerste keer synchroniseren mailbox data (e-mails, mappen en bijlagen)
3. --- jij zet DNS, nameservers of domeinverhuizing in gang ---
4. Tweede keer synchroniseren mailbox data (e-mails, mappen en bijlagen)
5. Afronding en terugkoppeling